Gestão de Ocorrências - Visão Geral

A Gestão de Ocorrências é o módulo do PlusCom responsável por registrar, acompanhar e solucionar eventos não previstos relacionados a clientes, fornecedores, produtos, serviços ou processos internos da empresa.

Uma ocorrência representa qualquer situação que exija análise, tratativa ou tomada de decisão, como reclamações de produtos, divergências comerciais, solicitações técnicas, avarias, falhas operacionais ou atendimentos especiais. O objetivo do módulo é garantir que essas situações sejam tratadas de forma organizada, rastreável e padronizada, evitando perdas de informação, retrabalho e falhas de comunicação.

Por meio da Gestão de Ocorrências, o usuário pode:

• Centralizar todos os registros de ocorrências em um único local

• Acompanhar o histórico completo de ações e interações

• Definir responsáveis, prazos e prioridades

• Registrar análises técnicas e decisões adotadas

• Integrar a ocorrência com outros módulos do sistema, como estoque, financeiro, compras e vendas
  
  

Além de apoiar a resolução dos casos individuais, o módulo também fornece informações estratégicas para a empresa, permitindo identificar causas recorrentes, gargalos operacionais e oportunidades de melhoria contínua nos processos internos e no atendimento ao cliente, ou relacionamento com fornecedores.

A Gestão de Ocorrências contribui, assim, para mais controle, transparência e qualidade, fortalecendo o relacionamento com clientes e fornecedores e apoiando a tomada de decisões gerenciais.

Para acessar o módulo de Gestão de Ocorrências, vá ao menu principal e clique em "Movimentação → Produtos → Gestão de Ocorrências".

Permissões necessárias para utilização deste módulo

• Gestão_De_Ocorrências_Aprovar.
  Permite ao usuário concluir uma ocorrência em caráter definitivo.

• Gestão_De_Ocorrências_Emitir_Laudo.
  Permite ao usuário emitir um laudo para a ocorrência, indicando se procedente ou não, sem contudo ter permissão de concluir a ocorrência.

• Gestão_De_Ocorrências_Gerenciar.
  Permite ao usuário colocar em análise, cancelar e estornar uma ocorrência. Não permite conclusão ou emissão de laudo.

• Gestão_De_Ocorrências_Ver.
  Permite o acesso ao módulo de Gestão de Ocorrências exibindo apenas as ocorrência criadas por ele próprio, permitindo assim que o usuário possa cadastrar ocorrências.

• Gestão_De_Ocorrências_Ver_Todas_Ocorrências
  Exibe as ocorrências cadastradas por todos os usuários.

Clique aqui para consultar as instruções de cadastramento de uma ocorrência.

Menu Manutenção

O Menu Manutenção é utilizado para gerenciar o ciclo de vida da ocorrência, permitindo alterar seu status, concluir análises, cancelar ou estornar registros, além de executar ações integradas com outros módulos do sistema.

As opções disponíveis no menu são:

Colocar Ocorrência em Análise

Esta opção permite:

• Aceitar uma ocorrência que esteja com o status Pendente de Aceite; ou

• Retornar para análise uma ocorrência que já se encontre em estágios posteriores.

Ao selecionar esta opção, a ocorrência passa a ter o status Em Análise, ficando disponível para avaliação pelo departamento responsável.

Concluir Ocorrência

Finaliza a ocorrência, registrando a conclusão da análise.
Caso ainda não exista um laudo técnico associado, o sistema solicitará sua geração antes da conclusão.

Após concluída, a ocorrência não poderá mais ser alterada, permanecendo disponível apenas para consulta.

Cancelar Ocorrência

Cancela definitivamente a ocorrência.
Como ocorrências não podem ser excluídas do sistema, o cancelamento é utilizado para encerrar registros criados de forma incorreta ou que não devam prosseguir.

Ocorrências canceladas permanecem no sistema apenas para fins de histórico e auditoria.

Estornar Ocorrência

Retorna a ocorrência para o status Pendente de Aceite, permitindo que seus dados sejam alterados novamente.

Esta opção está disponível somente para ocorrências com status:

• Cancelada

• Em Análise
  
  

Ações

Este submenu reúne as ações operacionais que podem ser executadas a partir de uma ocorrência, automatizando processos em outros módulos do PlusCom.
As opções disponíveis são:

• Crédito para o Cliente
  Gera um crédito financeiro vinculado ao cliente.

• Proposta de Devolução de Venda
  Cria automaticamente uma proposta de devolução relacionada à venda original.

• Nota Fiscal de Devolução de Compra
  Gera uma nota fiscal de devolução para compras junto a fornecedores.

• Entrar Produto no Estoque
  Registra a entrada do produto no estoque com o motivo relacionado à ocorrência.

Essas ações agilizam a resolução da ocorrência e garantem integração direta com os módulos Financeiro, Comercial e Estoque.

Guia Acompanhamento

A Guia Acompanhamento centraliza todas as movimentações realizadas na ocorrência, permitindo o acompanhamento completo do seu histórico e evolução.

Nesta guia são registrados, em ordem cronológica, todos os follow-ups, incluindo operações, ações executadas, alterações de status e interações realizadas pelos usuários do sistema. Isso garante rastreabilidade, transparência e histórico detalhado da ocorrência.

Além disso, a guia apresenta:

• A lista de anexos vinculados à ocorrência, exibindo todos os arquivos adicionados ao longo do processo.

• Acesso às funcionalidades de inclusão, exclusão e visualização dos anexos, por meio do botão Anexos.

• A exibição do laudo associado à ocorrência, com sua conclusão, data e responsável.

A Guia Acompanhamento é, portanto, o ponto central para consulta do histórico da ocorrência, reunindo todas as informações necessárias para análise, auditoria e tomada de decisão.

Para mais detalhes sobre a geração e utilização de laudos, consulte a seção Laudo do manual.